Dokumentenworkflow

BvLArchivio DMS

Zeitersparnis mit der automatischen Lenkung:
Eingescanntes Papier und E-Mails können automatisch
anhand von Merkmalen in die Ordner/Postfächer der Mitarbeiter gelenkt werden.

Verteilung an mehrere Personen gleichzeitig:
Eingescanntes Papier und E-Mails können an mehrere Personen
gleichzeitig verteilt werden, sei es für die gemeinsame Arbeit oder
auch nur zur Kenntnisnahme. Mehrere Personen können gemeinsam
in einem Protokoll arbeiten und auch Metadaten eintragen.

Metadaten automatisch auslesen:
Mit der Zonenerkennung können Metadaten aus einem Dokument
automatisch erfasst werden. Z. B. die Rechnungsnummer, Bestellnummer,
Rechnungsbetrag, einzelne Positionen usw. – die Zonenerkennung
kann auf jeden Dokumententyp angewendet werden.

Dateien und Metadaten übergeben:
Sämtliche Metadaten und die dazugehörigen Dateien können für
nachgelagerte Systeme (z. B. Datev) bequem übergeben werden.

Manipulationssicheres Protokoll
Zu jedem Vorgang gibt es ein internes Protokoll, welches nachträglich
nicht mehr manipuliert werden kann. Eingangsstempel, Freigaben oder
Bemerkungen können nicht mehr verändert werden.
Jeder Eingang wird automatisch mit einem Eingangsstempel erfasst.

Dateien jeder Art verteilen
Es gibt nicht nur PDF-Dateien, die zur Bearbeitung verteilt werden müssen.
In einem herkömmlichen Dateisystem sind Dateien nahezu ungeschützt.
Nicht so in BvLArchivio DMS. Egal ob Excel, Word, Bilder, Videos, E-Mails usw. – leiten Sie
jede Art von Datei im geschützten BvLArchivio DMS an Mitarbeiter weiter. Dabei werden
Zeitstempel und Datei-Hashwert automatisch angelegt. Zu einer Datei können
Informationen und Kommentare hinzugefügt werden, sodass Bearbeitungsstände
und Anmerkungen ersichtlich sind. 

Weiterleiten
Jeder Vorgang kann an einen oder mehrere Mitarbeiter weitergeleitet werden,
dabei wird das gesamte interne Protokoll mitgegeben und wird dann beim
Empfänger automatisch fortgeführt.

Einbinden
Bei jedem Vorgang können eine oder mehrere Personen eingebunden werden.
Damit bleibt der Vorgang beim eigentlichen User bestehen, andere User werden
nur eingebunden und können den Vorgang zur Kenntnis nehmen und auch
Bemerkungen, Kommentare oder Freigaben im Protokoll eintragen.

Archivieren
Vorgänge können mit einem Klick archiviert werden.
Dabei wird der Vorgang samt Protokoll in einem
gesetzeskonformen Archiv gespeichert.

Vorgang als erledigt markieren
Jeder Vorgang kann als erledigt markiert werden. Der Vorgang wird automatisch im Ordner erledigte Vorgänge gespeichert und ist für nachträgliche Einsichtnahmen, Kontrollen oder erneute Bearbeitungen weiterhin verfügbar. 

Wiedervorlage
Jeder Vorgang inklusive bisherigem Protokoll kann zu einem gewünschten Datum (bis zu 10 Jahre) einem ausgewählten User in seinen Ordner/Postfach als Wiedervorlage eingestellt werden. Dabei können Nachrichten und Anweisungen für die Zukunft im Protokoll mitgegeben werden.

Bearbeitungsstand aller Vorgänge im Unternehmen einsehen
Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung können in einer Gesamtübersicht
alle Mitarbeiter, deren Anzahl und Alter an offenen Vorgängen einsehen.

BvL PDF-Viewer
Mit dem kostenlosen PDF-Viewer von BvLArchivio können PDF-Dokumente bearbeitet, gestempelt, signiert und bequem weitergeleitet werden.