Archivar sin papel

Sus documentos, su flujo de trabajo

Por lo general, BvLArchivio le ofrece dos formas de archivar documentos en papel. La primera opción es el procedimiento manual, la segunda es el procedimiento automático. Con el procedimiento manual, usted escanea el documento desde el escáner a su ordenador. En su ordenador puede comprobar la integridad del documento. A continuación establece el lugar de almacenamiento y las palabras clave. Con las palabras clave, usted indica en base a qué características debe almacenarse el documento para poder encontrarlo más adelante en el archivo. Por último, el documento se transfiere al archivo mediante un clic.

Con el procedimiento automático, usted escanea el documento en el escáner y este se transfiere directamente al archivo digital. La gran ventaja es que, una vez escaneado el documento, usted no necesita indicar manualmente el lugar de archivo ni las palabras clave de registro. El sistema se encarga de todo una vez escaneado el documento.  

¿Cómo funciona el archivo automático de papel con BvLArchivio®?

La técnica ASF (del alemán Colocar – Escanear – Listo) incorporada en BvLArchivio le permite colocar uno o varios documentos en el escáner, seleccionar la sala de archivo correspondiente en el propio escáner, escanear los documentos y transferirlos directamente al archivo. A continuación el proceso finaliza y los documentos se encuentran almacenados en el archivo de forma correcta y automática.

Búsqueda inteligente gracias al reconocimiento de texto

¿Cómo se pueden localizar de nuevo en BvLArchivio los documentos escaneados y archivados automáticamente? El archivo se realiza mediante reconocimiento de texto. BvLArchivio incorpora un software de reconocimiento de texto. Este OCR (reconocimiento de texto, Optical Character Recognition o conocido también como detección óptica de caracteres) en su versión actual facilita enormemente el trabajo en su oficina. En cuanto sus documentos escaneados se transfieren a BvLArchivio, el software lee automáticamente todas las páginas del documento. Todos los términos y cifras del documento se guardan a continuación en la base de datos de BvLArchivio. Esta base de datos guarda para cada documento archivado el lugar de archivo y el contenido íntegro del documento escaneado. Si desea localizar un documento en el archivo, la base de datos atiende en cuestión de segundos su consulta y le proporciona el documento. El reconocimiento de texto integrado en BvLArchivio le ofrece mucho más que un reconocimiento OCR normal. El sistema incorpora además métodos de análisis contextual, Intelligent Character Recognition (ICR), que le permiten corregir los resultados de reconocimiento OCR. De este modo puede corregirse un carácter reconocido como como «8» y transformarse en una letra «B», si se encuentra dentro de una palabra. Es decir, «8aúl» se reconoce como «Raúl». Estos métodos adicionales forman parte del sistema BvLArchivio y permiten reconocer texto sin errores.

Esta técnica de base de datos integrada le permite realizar un archivo múltiple de sus documentos en papel. Esto no significa que el documento se guarda varias veces en el archivo, sino que ofrece múltiples posibilidades para buscarlo. La factura mostrada en este ejemplo puede localizarse en el archivo realizando una búsqueda por los términos y números contenidos en la misma. Así por ejemplo, si usted conoce el número de la factura, basta con indicarla para que BvLArchivio le muestre el documento correspondiente. Pero también puede buscar los términos contenidos en el documento. Todos los términos del documento se guardan automáticamente en la base de datos como estructura de archivo y están disponibles como solicitud de búsqueda.

Características de registro y archivo propias

Si no desea confiar exclusivamente en los contenidos de los documentos, también puede incluir características de registro y almacenamiento propias. Puede incluir todas las denominaciones de archivo y almacenamiento empleadas actualmente en su archivo de documentos en papel para carpetas, armarios o carpetas colgantes y reproducirlas en BvLArchivio de forma exacta.

El objetivo es poder usar el proceso de archivo automático de BvLArchivio con los nombres de archivo propios empleados habitualmente. Para ello, BvLArchivio ofrece varias posibilidades. Puede trabajar con hojas de órdenes, sellos, impresiones propias, etiquetas, códigos de barras o también metadatos del escáner. Gracias a estas posibilidades, ya no hay que hacer nada más en el puesto de trabajo después de escanear los documentos.

Ejemplo: hoja de órdenes

Tomando como ejemplo una hoja de órdenes, queremos mostrarle cómo transmitir sus propias características de almacenamiento y archivo al escanear los documentos, ahorrándose así laboriosas adaptaciones posteriores en el puesto de trabajo. Por ejemplo, usted ha rotulado el lomo de una carpeta con las siguientes características «2019/enero/facturas/entrada de mercancía». En el futuro ya no tendrá que rotular ninguna carpeta más. Ahora, el almacenamiento se realiza en el archivo digital. Para ello solo tiene que escribir en una hoja en blanco las características incluidas hasta ahora en los lomos de las carpetas. Adicionalmente, indique en la página en blanco la sala de archivo %A%. La letra %A% indica que la información debe almacenarse en la sala de archivo uno (Archivio 1). Los términos %START% y %ENDE% indican al sistema sus características de registro y almacenamiento (palabras clave).

Coloque la hoja de órdenes como última página de su documento. Escanee ahora el documento junto con la hoja de órdenes. Cualquier documento que escanee con esta hoja de órdenes será archivado con estas características. Ventaja: Toda la información, bien sea sala de archivo o características de archivo, se adjunta con la hoja de órdenes, de forma que BvLArchivio sabe automáticamente qué debe hacer con el documento en el archivo. De este modo, las opciones de consulta en el archivo se amplían automáticamente. Ahora no solamente podrá buscar un documento en función de su contenido, sino también documentos que cumplan las características de archivo indicadas, es decir, las palabras clave indicadas en la hoja de órdenes. También puede realizar ahora una consulta en el archivo digital combinando ambas posibilidades. En nuestro ejemplo pueden consultarse todas las facturas de enero de 2019, pero solo aquellas dirigidas a Berlín y en las que figure el artículo OKI 43881723. Si en su empresa existen pautas claras sobre dónde deben archivarse los documentos, escanee en el futuro todos los documentos con la metainformación. Esto le ahorrará mucho trabajo. La metainformación se puede adjuntar de diferentes formas en el momento de escanear el documento

Posibilidades ilimitadas

En lugar de una hoja de órdenes también existen otras posibilidades de incorporar metainformación. Por ejemplo, selle el documento con sus características y consignas de archivo (palabras clave). También puede pegar etiquetas. Puede crear documentos escritos o impresos con sus características y consignas de archivo. Al escanear documentos con las características y consignas de archivo (metainformación), BvLArchivio sabrá dónde y cómo archivar este documento en el sistema BvLArchivio. Si tiene la posibilidad de imprimir códigos de barras, puede utilizarlos como adhesivos para incluir sus características y consignas de archivo. BvLArchivio soporta la lectura de todo tipo de códigos de barras convencionales. Si ya dispone de aparatos multifunción de última generación, puede incluir sus características y consignas de archivo al escanear el documento, indicándolas en el escáner o seleccionándolas con un clic mediante botones configurados. Si en su empresa se producen procesos reiterativos y existen pautas claras para el archivo de documentos, p. ej. tíquets de compra de un mes, todas las facturas entrantes de un mes, todas las actas de un proyecto, puede incluir sus características y consignas de archivo (metainformación) a la hora de escanear el documento. Ahórrese valioso tiempo de clasificación en el puesto de trabajo después de escanear sus documentos.