Puede guardar directamente en el archivo cualquier fichero desde su smartphone. Abra la App BvLArchivio. Los datos de acceso a la red de su empresa y a BvLArchivio han sido previamente configurados. Haga clic en «Archivar», para guardar en BvLArchivio un fichero de la memoria local o de la nube. Seleccione el fichero deseado y la sala de archivo correspondiente, y escriba sus palabras clave.
Con las palabras clave, usted indica en base a qué características de registro y archivo debe almacenarse el documento para poder encontrarlo más adelante en el archivo. Si desea archivar un fichero PDF, puede indicar si desea extraer su contenido (indexación). BvLArchivio incorpora un software de reconocimiento de texto. Este OCR (reconocimiento de texto, Optical Character Recognition o conocido también como detección óptica de caracteres) en su versión actual facilita enormemente el trabajo en su oficina. En cuanto su fichero PDF se transfiere a BvLArchivio, el software lee automáticamente todas las páginas del fichero PDF. Todos los términos y cifras del documento se guardan a continuación en la base de datos de BvLArchivio. Esta base de datos guarda para cada documento archivado su ubicación y el contenido íntegro del fichero (fichero PDF). Si desea localizar un documento en el archivo, la base de datos atiende en cuestión de segundos su consulta y le facilita el documento. Puede realizar una búsqueda en función de las palabras clave definidas por usted o por el contenido completo del fichero PDF.
La App móvil BvLArchivio permite acceder al archivo. Se pueden realizar consultas una vez configurados los datos de acceso en los ajustes. Seleccione la sala de archivo que contiene los documentos que desea consultar. Escriba su consulta en el recuadro de búsqueda. BvLArchivio responderá en segundos, mostrándole una lista con todos los documentos y ficheros que coinciden con su búsqueda. La lista de resultados está clasificada cronológicamente, los procesos de archivo más recientes se muestran arriba; cuanto más se desplace hacia abajo, más antiguos serán los documentos y ficheros. Aquí en nuestro ejemplo buscamos facturas correspondientes a un determinado periodo. En la lista de resultados se muestra una imagen preliminar de cada documento. Adicionalmente se muestra información del fichero archivado: fecha de archivo, formato de archivo, número de páginas (solo en ficheros PDF) y las características de registro y archivo (palabras clave). Todos los documentos y ficheros que coinciden con su consulta se muestran en la lista de resultados. Seleccione el documento o fichero que desea ver íntegramente, haciendo clic con el ratón en la fila correspondiente. Si la lista de resultados es demasiado larga, puede especificar más su consulta mediante información adicional en el campo de búsqueda. La lista de resultados mostrará menos documentos y ficheros. Si su búsqueda arroja solo un resultado, únicamente se mostrará una fila de resultados. Al hacer clic en la lista de resultados en uno de los procesos se consulta el fichero o el documento del archivo. El documento se descarga en su dispositivo móvil. Puede consultar las facturas del archivo y consultar todo tipo de ficheros o e-mails. Varias personas pueden ejecutar y visualizar simultáneamente el mismo proceso. En cuanto finaliza la descarga del documento o del fichero, puede guardar, imprimir, reenviar o editar el fichero. El documento original se conserva en el archivo sin cambios. En caso de archivar de nuevo el documento o el fichero, no podrá sobrescribir el original en el archivo. En su lugar se creará un segundo fichero en el archivo, para garantizar la seguridad de revisión.
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