Dokumentenworkflow

BvLArchivio DMS

Zeitersparnis mit der automatischen Lenkung:
Eingescanntes Papier und E-Mails können automatisch anhand von Merkmalen in die Ordner/Postfächer der Mitarbeiter gelenkt werden.

Verteilung an mehrere Personen gleichzeitig:
Eingescanntes Papier und E-Mails können an mehrere Personen gleichzeitig verteilt werden, sei es für die gemeinsame Arbeit oder auch nur für die Kenntnisnahme.
Mehrere Personen können gemeinsam in einem Protokoll arbeiten und auch Metadaten eintragen.

E-Rechnungen:
Ob ZUGFeRD oder X-Rechnungen, beide Formate werden automatisch erkannt und rechtskonform gespeichert. Auch werden alle Rechnungsinhalte in einer Buchungsmaske zur Verfügung gestellt, um z. B. an nachfolgende Finanzbuchhaltungsprogramme übergeben werden zu können. Z. B. die Rechnungsnummer, Bestellnummer oder der Rechnungsbetrag. Eigene Merkmale wie z. B. Kostenstellen oder Kontonummern können erfasst werden und über eigene Buchungsmasken auch automatisch.

Dateien und Metadaten übergeben:
Sämtliche Buchungsdaten und die dazugehörigen Dateien (PDF-Dokumente) können für nachgelagerte Systeme (z. B. Datev, SAGE, usw.) bequem übergeben werden.

Manipulationssicheres Protokoll
Zu jedem Vorgang gibt es ein internes Protokoll, welches nachträglich nicht mehr manipuliert werden kann. Eingangsstempel, Freigaben oder Bemerkungen können nicht mehr verändert werden. Jeder Eingang wird automatisch mit einem Eingangsstempel erfasst.

Dateien jeder Art verteilen
Es gibt nicht nur PDF-Dateien, die zur Bearbeitung verteilt werden müssen. In einem herkömmlichen Dateisystem sind Dateien nahezu ungeschützt. Nicht so in BvLArchivio DMS. Egal ob Excel, Word, Bilder, Videos, E-Mails usw. – leiten Sie jede Art von Datei im geschützten BvLArchivio DMS an Mitarbeiter weiter. Dabei werden Zeitstempel und Datei-Hashwert automatisch angelegt. Zu einer Datei können Informationen und Kommentare hinzugefügt werden, sodass Bearbeitungsstände und Anmerkungen ersichtlich sind. 

Weiterleiten
Jeder Vorgang kann an einen oder mehrere Mitarbeiter weitergeleitet werden, dabei wird das gesamte interne Protokoll mitgegeben und wird dann beim Empfänger automatisch fortgeführt.

Einbinden
Bei jedem Vorgang können eine oder mehrere Personen eingebunden werden. Damit bleibt der Vorgang beim eigentlichen User bestehen, andere User werden nur eingebunden und können den Vorgang zur Kenntnis nehmen und auch Bemerkungen, Kommentare oder Freigaben im Protokoll eintragen oder aber auch an der Datei mitarbeiten.

Automatische Versionierung

Jedes Dokument und jede Datei kann bearbeitet und verändert werden. Wird der Vorgang gespeichert, wird das Original nicht überschrieben, sondern automatisch mit einer neuen Version gespeichert. Damit kann jederzeit jede vorherige Version oder das Original eingesehen und wiederhergestellt werden.

Archivieren
Vorgänge können mit einem Klick archiviert werden. Dabei wird der Vorgang samt Protokoll in einem gesetzeskonformen Archiv gespeichert.

Vorgang als erledigt markieren
Jeder Vorgang kann als erledigt markiert werden. Der Vorgang wird automatisch im Ordner erledigte Vorgänge gespeichert und ist für nachträgliche Einsichtnahmen, Kontrollen oder erneute Bearbeitungen weiterhin verfügbar. 

Wiedervorlage
Jeder Vorgang inklusive bisherigem Protokoll kann zu einem gewünschten Datum (bis zu 10 Jahre) als Wiedervorlage eingestellt werden. Dabei können Nachrichten und Anweisungen für die Zukunft im Protokoll mitgegeben werden.

Bearbeitungsstand aller Vorgänge im Unternehmen einsehen
Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung können in einer Gesamtübersicht alle Mitarbeiter, deren Anzahl und Alter an offenen Vorgängen einsehen. Auch können Vorgänge so bequem an einen Vertreter übertragen werden mit einem Klick.

BvL PDF-Viewer
Mit dem PDF-Viewer von BvLArchivio können PDF-Dokumente bearbeitet, gestempelt, signiert und bequem weitergeleitet werden.